Cách hạch toán TK 641 theo Thông tư 99 Chi phí bán hàng

+ Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... cho bộ phận bán hàng.

+ Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,...

+ Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,...

+ Tài khoản 6415 - Thuế, phí, lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí thuế, phí, lệ phí liên quan trực tiếp đến bộ phận bán hàng như: tiền thuê đất,...

+ Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,...

+ Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,...

3. Cách định khoản hạch toán Tài khoản 641 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có các TK 334, 338,...

b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có các TK 152, 153, 242,...

c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.

d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax...), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 141, 331,...

đ) Kế toán chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng

• Đối với sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112,...

• Đối với sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ, căn cứ vào chứng từ có liên quan, ghi:
• Khi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,...

• Khi công tác sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí chờ phân bổ

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ

• Định kỳ, kế toán phân bổ chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ vào chi phí bán hàng trong từng kỳ, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 242 - Chi phí chờ phân bổ.

e) Đối với chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và trích lập và hoàn nhập dự phòng bảo hành công trình xây dựng, việc kế toán được thực hiện theo hướng dẫn tại Tài khoản 352 - Dự phòng phải trả.

g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

• Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có các TK 155, 156,...

Có TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có).

h) Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, doanh nghiệp ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có các TK 155, 156,...

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

i) Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng:

• Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hóa)

Có các TK 155, 156,…

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

• Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng người lao động:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có các TK 155, 156,…

k) Số tiền phải trả hộ cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu và phí ủy thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388).

l) Tiền sử dụng đất, thuê đất phải nộp Nhà nước liên quan đến bộ phận bán hàng, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3337).

m) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

n) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 641 - Chi phí bán hàng.

o) Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 - Chi phí bán hàng.