Cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại theo Thông tư 91 2026

Đối với trường hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thực hiện lập hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào dữ liệu phí bảo hiểm chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, kèm theo bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều này, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;

c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và huỷ một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm c.1 khoản 5 Điều này.

6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Vậy là đối với trường hợp trả lại hàng hóa thì sẽ xử lý như sau:

Khi mua bán hàng hoá => Người bán đã bàn giao hàng hóa và đã xuất hoá đơn => Người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì thực hiện như sau:

+ Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận trả lại hàng: ghi rõ lý do và mặt hàng trả lại

(Lưu ý: Người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng và phải xuất trình khi được yêu cầu)

+ Bước 2: Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng

(Lưu ý: trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán)

(Vậy là: khi trả lại hàng thì bên bán hay bên mua lập hóa đơn đều được (do 2 bên thỏa thuận))

Sau đây, Công ty đào tạo Kế Toán Ứng Dụng sẽ hướng dẫn các bạn cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại theo Thông tư 91/2026/TT-BTC bằng những tình huống cụ thể:

Tình huống số 1: Trả lại toàn bộ hàng hóa và bên bán lập hóa đơn khi nhận lại hàng

• Ngày 10/08/2026, Công ty Kế Toán Ứng Dụng bán hàng cho công ty Bảo Ngọc

Công Ty Kế Toán Ứng Dụng đã giao hàng và đã xuất hóa đơn như sau:

Đến ngày 15/08/2026, Công ty Bảo Ngọc phát hiện ra: Cả 2 chiếc loa đều bị rè tiếng

=> Công ty Bảo Ngọc yêu cầu trả lại cả 2 chiếc loa không đảm bảo chất lượng này

=> Công ty Kế Toán Ứng Dụng đồng ý cho bên công ty Bảo Ngọc trả lại hàng

=> Hai bên thống nhất: trả lại hàng vào ngày 15/08/2026 và bên bán chịu trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng

Các bước xử lý trả lại hàng hóa là 2 bộ loa này như sau:

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận trả lại hàng: ghi rõ lý do và mặt hàng trả lại

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THỎA THUẬN TRẢ LẠI HÀNG HÓA

(Số: 01/2026/BBTLH-TU-BN)

Căn cứ vào Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Hôm nay, ngày 15 tháng 08 năm 2026 hai bên chúng tôi gồm có:

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN ỨNG DỤNG Mã số thuế : 0108892073

Địa chỉ: Số 16, Ngõ 247 Định Công, P. Định Công, Tp. Hà Nội.

Đại diện: Bà Nguyễn Thị Thanh Huyền Chức vụ: Giám đốc

Đơn vị mua hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO NGỌC Mã số thuế: 0102256321

Địa chỉ: Số 15 đường Định Công, P. Định Công, TP. Hà Nội.

Đại diện: Bà Nguyễn Thị Ngọc Chức vụ: Giám đốc

Sau khi đã kiểm tra lại về chất lượng của mặt hàng Loa vi tính Bluetooth Enkor E700 đã bàn giao ngày 10/08/2026, theo hóa đơn số 2536, ký hiệu 1C26TTU thì chúng tôi xác nhận rằng: Cả 2 chiếc loa đều bị rè tiếng

Do đó, hai bên chúng tôi thống nhất: Bên mua sẽ trả lại cả 2 chiếc loa không đảm bảo chất lượng này vào ngày 15/08/2026

Khi nhận lại hàng, bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh

Sau khi bàn giao hàng hóa thì bên mua được nhận lại toàn bộ số tiền đã thanh toán khi mua 2 bộ loa này tại ngày 10/08/2026 là 1.512.000đ

Hai bên chịu trách nhiệm kê khai thuế theo đúng quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC

Biên bản này được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản

(Lưu ý: Người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng và phải xuất trình khi được yêu cầu)

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh như đã thỏa thuận

Khi nhận lại hàng thì bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng đã bán như sau:

(Đây là mẫu hóa đơn hàng bán bị trả lại do bên bán lập)

Tình huống số 2: Trả lại 1 phần hàng hóa và bên bán lập hóa đơn khi nhận lại hàng

• Ngày 20/07/2026, Công ty Kế Toán Ứng Dụng bán hàng cho cá nhân là anh Trần Văn Đức => Đã bàn giao hàng hóa và xuất hóa đơn như sau:

Đến ngày 25/07/2026, anh Đức thông báo cho công ty Kế Toán Ứng Dụng về việc có 1 chiếc Tivi bị lỗi không lên hình

=> Công ty Kế Toán Ứng Dụng đã cử kỹ thuật đến nhà anh Đức để kiểm tra và khắc phục thì xác định: Tivi đã bị hỏng màn hình

=> Anh Đức đề nghị trả lại chiếc tivi bị lỗi này

=> Công ty Kế Toán Ứng Dụng đồng ý cho Anh Đức trả lại hàng

=> Hai bên thống nhất: trả lại hàng vào ngày 25/07/2026

Các bước xử lý trả lại 1 chiếc tivi này như sau:

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận trả lại hàng: ghi rõ lý do và mặt hàng trả lại

(Biên bản trả lại hàng các bạn lập tương tự như trường hợp 1 bên trên)

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng

(Vì đây là trường hợp người mua là cá nhân (không sử dụng hóa đơn (tức là không có hóa đơn để xuất trả lại hàng cho bên bán) nên đối với trường hợp này 2 bên không thể thỏa thuận là bên mua chịu trách nhiệm lập hóa đơn khi trả lại hàng được mà bên bán sẽ phải chịu trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng)

Hóa đơn bị trả lại hàng sẽ được lập như sau:

Tình huống số 3: Bên mua lập hóa đơn khi trả lại hàng

Ngày 11/09/2026, Công ty Kế Toán Ứng Dụng bán hàng cho công ty Mạnh Hải

Khi bàn giao hàng hóa, Công Ty Kế Toán Ứng Dụng đã xuất hóa đơn như sau:

Đến ngày 12/09/2026, Công ty Hà Yến phát hiện ra: Màu quạt mà công ty Kế Toán Ứng Dụng đã giao là màu trắng, chứ không phải là màu xanh như 2 bên đã thỏa thuận khi đặt hàng.

Công ty Mạnh Hải yêu cầu trả lại toàn bộ số quạt không đúng quy cách về màu sắc này

=> Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc và thỏa thuận trả lại hàng như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THỎA THUẬN TRẢ LẠI HÀNG HÓA

(Số: 02/2026/BBTLH-TU-MH)

Căn cứ vào Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Hôm nay, ngày 12 tháng 09 năm 2026 hai bên chúng tôi gồm có:

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN ỨNG DỤNG

Mã số thuế: 0108892073

Địa chỉ: Số 16, Ngõ 247 Định Công Thượng, P. Định Công, Tp. Hà Nội.

Đại diện: Bà Nguyễn Thị Thanh Huyền Chức vụ: Giám đốc

Đơn vị mua hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNH HẢI

Mã số thuế: 0102256258

Địa chỉ: Số 135 đường Định Công, P. Định Công, TP. Hà Nội

Đại diện: ông Trần Mạnh Hải Chức vụ: Giám đốc

Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa màu sắc của mặt hàng Quạt đứng Vinawind 400X-PN đã bàn giao ngày 11/09/2026, theo hóa đơn số 1236, ký hiệu 1C26TTU so với thỏa thuận của 2 bên trước đó thì chúng tôi xác nhận rằng công ty Kế Toán Ứng Dụng đã bàn giao hàng hóa không đúng quy cách về màu sắc (Thỏa thuận mua màu xanh nhưng lại giao màu trắng)

Do đó, hai bên chúng tôi thống nhất: Bên mua sẽ trả lại toàn bộ số ghế không đúng quy cách đó vào ngày 12/09/2026

• Khi trả lại hàng, bên mua sẽ xuất hóa đơn hóa đơn điện tử giao cho bên bán
• Số tiền hàng trả lại này là sẽ được bên bán thanh toán cho bên mua ngay khi nhận lại hàng

Bên mua chịu trách nhiệm lập hóa đơn trả lại hàng và 2 bên kê khai thuế theo đúng quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC

Biên bản này được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản

Khi trả lại hàng vào ngày 12/09/2026 thì bên mua (Công ty Mạnh Hải) xuất hóa đơn trả lại hàng như sau:

Một vài các lưu ý khi các bạn thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng:

• Ngày trên hóa đơn trả lại hàng: Là ngày bên mua trả lại hàng
• Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn trả lại hàng: Khi bán hàng mặt hàng đó chịu thuế suất bao nhiêu %, thì khi lập hóa đơn trả lại hàng cũng ghi đúng mức thuế suất đó
• Mọi khoản phạt hợp đồng kinh tế phát sinh thêm khác thì lập chứng từ Thu – Chi riêng. Không được bù trừ hay cộng vào đơn giá của hàng trả lại trên hóa đơn

2. Cách lập hoá đơn hàng bán bị trả lại theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng khi bị trả lại hàng trước ngày 01/07/2026)

Thực hiện theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.

c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.

c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.

Vậy là các bạn thấy rằng: Cách xử lý hàng bán bị trả lại, cách lập hoá đơn hàng bán bị trả lại của Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng giống với quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC