Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng quà cho khách hàng, nhân viên

Bài viết hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp thực hiện việc biếu tặng hàng hóa cho khách hàng và nhân viên theo quy định mới nhất năm 2026.

2.1. Thời điểm (ngày) xuất hoá đơn tặng quà cho khách hàng, cho nhân viên

Khi doanh nghiệp xuất hàng hóa ra để thực hiện cho biếu tặng khách hàng hoặc nhân viên thì sẽ phải lập hóa đơn

=> Vậy là: Thời điểm lập hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khác hàng là ngay tại thời điểm tặng hàng (khi bàn giao quà tặng cho khách hàng, cho nhân viên)

(Tặng quà ngày nào thì trên hóa đơn sẽ ghi ngày đó)

2.2. Thuế GTGT trên hóa đơn quà tặng được quy định như thế nào?

Theo Điều 6 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng thì:

Điều 6. Giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho và hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại

1. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này. Trong đó, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ là hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp sử dụng cho tiêu dùng, không bao gồm:

a) Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm, để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh.

b) Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất).

c) Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; tài sản cố định đang sử dụng, đã thực hiện trích khấu hao khi điều chuyển theo giá trị ghi trên sổ sách kế toán giữa cơ sở kinh doanh và các đơn vị thành viên do một cơ sở kinh doanh sở hữu 100% vốn hoặc giữa các đơn vị thành viên do một cơ sở kinh doanh sở hữu 100% vốn để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng; tài sản góp vốn vào doanh nghiệp. Cơ sở kinh doanh có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản. Tài sản góp vốn vào doanh nghiệp phải có: biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh, hợp đồng liên doanh, liên kết; biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp vốn (hoặc văn bản định giá của tổ chức có chức năng định giá theo quy định của pháp luật), kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ quy định tại điểm a, b, c khoản này thì không phải tính thuế giá trị gia tăng.

2. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0), trừ trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại (khuyến mại bằng hình thức giảm giá) thì giá tính thuế là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại. Các hình thức khuyến mại của hàng hóa, dịch vụ khuyến mại có giá tính thuế bằng không (0) hoặc giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ bán ra không bao gồm giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, cụ thể như sau:

a) Đưa hàng mẫu, cung cấp dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền thì hàng mẫu, dịch vụ mẫu có giá tính thuế bằng không (0).

b) Tặng hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thu tiền thì hàng hóa, dịch vụ tặng có giá tính thuế bằng không (0).

c) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng hóa, phiếu sử dụng dịch vụ thì giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ không bao gồm giá trị phiếu mua hàng hóa, phiếu sử dụng dịch vụ.

d) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có kèm theo phiếu dự thi cho khách hàng để chọn người trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố (hoặc các hình thức tổ chức thi và trao thưởng khác tương đương) thì giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ không bao gồm giá trị của hàng hóa, dịch vụ trúng thưởng theo phiếu dự thi (nếu có).

đ) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình mang tính may rủi mà việc tham gia chương trình gắn liền với việc mua hàng hóa, dịch vụ và việc trúng thưởng dựa trên sự may mắn của người tham gia theo thể lệ và giải thưởng đã công bố thì giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ không bao gồm giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để trao thưởng.

e) Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên, theo đó việc tặng thưởng cho khách hàng căn cứ trên số lượng hoặc trị giá mua hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thực hiện được thể hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các hình thức khác thì giá tính thuế không bao gồm giá trị của thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các hình thức khác.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định tại khoản này nhưng không thực hiện theo quy định về khuyến mại của pháp luật về thương mại thì giá tính thuế thực hiện như hàng hóa biếu, tặng, cho quy định tại khoản 1 Điều này.

=> Vậy là:

- Đối với tặng quà cho nhân viên, đối tác khách hàng nhân dịp lễ tết, khai trương,… mà không thuộc chương trình khuyến mại thì: Khi xuất hàng hóa, dịch vụ ra để tặng cho nhân viên, khách hàng sẽ phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

=> Khi lập hóa đơn: Mức thuế suất ghi trên hóa đơn là theo mức thuế suất của mặt hàng cho biếu tặng đó đang được quy định tại thời điểm cho biếu tặng

- Đối với việc tặng quà cho khách hàng theo chương trình khuyến mại thì khi xuất hàng để tặng cho khách hàng thì phải lập hóa đơn

=> Cách lập hóa đơn như sau:

• Trường hợp 1: Nếu hàng tặng được thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại thì sẽ không phải tính nộp thuế GTGT

=> Khi lập hóa đơn: Cột đơn giá của hàng tặng đó ghi bằng 0

• Trường hợp 2: Nếu hàng tặng không được thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại thì khi lập hóa đơn ghi đầy đủ các thông tin về giá, thuế suất và tiền thuế như bán hàng cho khách hàng.

=> Trường hợp này phải kê khai tính nộp thuế GTGT đối với số hàng tặng đó nên trên hóa đơn xuất hàng tặng sẽ phát sinh tiền thuế GTGT

=> Khi xuất hóa đơn: cột đơn giá ghi = giá bán hoặc giá tương đương với các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường

Lưu ý:

+ Thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại có nghĩa là: Nếu chương trình khuyến mại đó thuộc trường hợp phải đăng ký, thông báo chương trình khuyến mại với Sở công thương thì phải thực hiện đúng quy định tại nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 128/2024/NĐ-CP, Thông tư 39/2025/TT-BCT)

+ “Tặng hàng” cũng là 1 trong những hình thức khuyến mại (được quy định tại điều 9 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP) (bao gồm cả trường hợp có kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; và trường hợp không kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ)

3. Mẫu hóa đơn xuất quà tặng cho nhân viên dịp lễ tết, sinh nhật, trung thu...

3.1. Xuất cho từng người nhận

3.2. Xuất hóa đơn tổng cho tất cả danh sách tặng quà, hóa đơn có kèm theo bảng kê

5. Mẫu hóa đơn xuất quà tặng cho khách hàng

5.1. Mẫu hóa đơn xuất quà tặng cho khách hàng dịp lễ tết, khai trường, kỷ niệm... (Hàng tặng này không thuộc chương trình khuyến mại => không được đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương)

5.2. Mẫu hóa đơn xuất quà tặng cho khách hàng theo chương trình khuyến mại (Hàng tặng này đã được đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương theo đúng quy định)

Để đưa chi phí hàng cho biếu tặng vào chi phí hợp lý các bạn xem thêm:

Cách hạch toán hàng cho biếu tặng.

Ngày 14/7/2026, Thuế TP Cần Thơ ban hành Công văn 6154/CTH-QLDN1 hướng dẫn xuất hóa đơn đối với hàng hóa tặng khách hàng theo Nghị định 254 2026 như sau:

Trước ngày 01/07/2026: Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng quà cho khách hàng, nhân viên thực hiện theo quy định Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 thì:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

=> Vậy là: Khi tặng quà cho khách hàng, nhân viên thì doanh nghiệp phải xuất hóa

Theo quy định tại Điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:

Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng. Tổ chức lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”.