Chi phí trang phục cho nhân viên 2026 bằng tiền mặt, hiện vật

Căn cứ vào danh sách này, Công ty Kế Toán Ứng Dụng đã lập chứng từ là ủy nhiệm chi để thực hiện chuyển khoản chi trả tiền trang phục bằng tiền gửi ngân hàng cho người lao động

Vậy là: Trong tổng số tiền trang phục đã chi là 15.000.000đ

• Công ty Kế Toán Ứng Dụng sẽ được tính vào chi phí được trừ là 14.000.000đ
• Còn 1.000.000đ sẽ không được tính vào chi phí được trừ vì mức chi cho Đô Văn Dũng đang cao hơn mức khống chế là 5 triệu đồng/người/năm

Lưu ý: Với mức tiền chi cho Nguyễn Thị Mai và Đỗ Văn Dũng đang có giá trị là từ 5 triệu đồng trở lên nên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (UNC/phiếu báo nợ của Ngân hàng) thì mới được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Còn nếu 2 khoản chi này mà chi trả bằng tiền mặt thì số tiền trang phục chi cho 2 người này sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng hiện vật (Doanh nghiệp mua hoặc tự sản xuất trang phục rồi cấp phát trang phục cho người lao động)

• Sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hóa đơn, chứng từ (không bị khống chế mức chi, không phải xác định xem 1 người lao động nhận được bao nhiêu trang phục, không phải quy đổi ra thành bao nhiêu tiền)
• Sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu không có hóa đơn, chứng từ

Ví dụ 2: Năm 2026, Công ty Kế Toán Ứng Dụng đặt may đồng phục cho nhân viên bán hàng

• Số tiền: 20.000.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT 8%)
• Khi mua đồng phục có nhận được hóa đơn GTGT và đã thanh toán bằng chuyển khoản đúng quy định

=> Vì toàn bộ số tiền chi trang phục này đều có đầy đủ hóa đơn chứng từ và thanh toán đúng quy định nên Công ty Kế Toán Ứng Dụng sẽ được tính tất số tiền 20.000.000đ mua đồng phục này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Ví dụ 3: Năm 2026, Công ty Kế Toán Ứng Dụng mua đồng phục may sẵn về phát cho nhân viên bảo vệ

• Số tiền: 1.500.000đ
• Không có hóa đơn, chứng từ

=> Vì khoản chi trang phục này không hóa đơn chứng từ nên Công ty Kế Toán Ứng Dụng không được tính số tiền 1.500.000đ mua đồng phục này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Trường hợp 3: Doanh nghiệp chi trang phục bằng cả 2 hình thức: vừa chi tiền, vừa chi bằng hiện vật

Thì xác định lần lượt theo từng hình thức:

• Đối với phần chi trang phục bằng tiền: Thì được tính vào chi phí được trừ theo mức tối đa là 5 triệu đồng/người/năm. Nếu chi cao hơn 5 triệu đồng/người/năm thì phần vượt cao hơn 5 triệu đồng/người/năm này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN
• Còn đối với phần chi trang phục bằng hiện vật thì nếu có đầy đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Còn nếu không có hóa đơn chứng từ thì sẽ bị loại phần chi trang phục không có hóa đơn chứng từ đó ra khỏi chi phí được trừ

Ví dụ 4: Công ty Kế Toán Ứng Dụng thực hiện chi tiền trang phục cho nhân viên bằng cả 2 hình thức theo danh sách như sau:

Trong đó:

• Chi phí cho 1 bộ trang phục là: 1.000.000đ/bộ (có đầy đủ hóa đơn chứng từ thanh toán)
• Số tiền chi bằng tiền mặt đã được lập phiếu chi

Xác định:

• Đối với phần chi trang phục bằng tiền (13.500.000đ): Do mức chi không vượt cao hơn 5 triệu đồng/người/năm nên Công ty Kế Toán Ứng Dụng sẽ được tính tất số tiền này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
• Còn đối với phần chi trang phục bằng hiện vật (7 bộ = 7.000.000đ): Do có đầy đầy đủ hóa đơn, chứng từ nên công ty Kế Toán Ứng Dụng cũng được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

=> Toàn bộ số tiền chi trang phục ( 13.500.000đ + 7.000.000đ = 20.500.000đ): đều được tính vào chi phí được trừ

Hạch toán chi phí trang phục cho nhân viên

Cũng tương tự như chi phí tiền lương: Người lao động làm việc ở bộ phận nào thì hạch toán vào tài khoản chi phí của bộ phận đó

Ví dụ: Người lao động làm việc ở bộ phận quản lý thì khi chi trang phục cho NLĐ làm việc ở bộ phận quản lý thì sẽ hạch toán vào chi phí của bộ phận quản lý

+ Hạch toán khoản chi trang phục theo ví dụ 1 bên trên:

Căn cứ vào Danh sách NLĐ đang làm việc tại bộ phận quản lý và phiếu chi để hạch toán:

Nợ TK 642: 15.000.000 (TT 133 hạch toán vào TK 6422)

Có TK 111: 15.000.000

Lưu ý: Trong tổng số tiền chi 15.000.000đ này có 1.000.000đ là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thì đó quy định của Thuế TNDN: khi tính thuế, Quyết toán thuế TNDN thì loại ra (đưa vào chỉ tiêu B4 - chi phí không được trừ trên tờ khai QTT TNDN mẫu 03/TNDN)

Còn khi hạch toán kế toán thì thực hiện theo quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán (không phân biệt chi phí đó được trừ hay không được trừ, cứ hạch toán theo đúng nguyên tắc kế toán)

+ Hạch toán khoản chi trang phục theo ví dụ 2 bên trên:

Căn cứ vào Danh sách NLĐ được cấp phát trang phục đang làm việc tại bộ phận bán hàng và hóa đơn GTGT đầu vào, chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản để hạch toán

Nợ TK 641: 20.000.000 (TT 133 hạch toán vào TK 6421)

Nợ TK 133: 1.600.000

Có 112: 21.600.000