Quy định về hạch toán chi phí đào tạo nhân viên của doanh nghiệp

c) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm: Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học; chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp; chi phí đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.

Các hoạt động giáo dục, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động quy định tại điểm này phải được quy định chi tiết tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của doanh nghiệp;

Ngoài ra thì theo điểm i, khoản 8 điều 10 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì DN cũng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với:

i1) Các khoản chi thêm cho lao động nữ, bao gồm: Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp, bao gồm học phí (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học); chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý; chi phí tổ chức khám sức khỏe thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên; chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con; phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành, kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ;

Theo Khoản 3 Điều 3 Chương II Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định

“Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động”

2. Chi phí đào tạo nhân viên có tính thuế TNCN.

Theo quy định tại điểm i, khoản 4, điều 8 của Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật thuế TNCN, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 thì:

Điều 8. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật Thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

4. Các khoản thu nhập không mang tính chất tiền lương, tiền công không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

i) Khoản chi do người sử dụng lao động trả thay tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của người sử dụng lao động;

Như vậy:

• Chi phí đào tạo nhân viên không tính vào Thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên được cử đi học.

3. Cách hạch toán chi phí đào tạo nhân viên.

Theo chế độ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC thì:

Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo,... phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có các TK 111, 112, 152, 153, 331,…

Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,...